記憶に残る提案書作成のコツ -マジックナンバー7とは

記憶に残る提案書作成のコツ -マジックナンバー7とは

「マジックナンバー7」を知っていますか?

提案書はいくらきれいに作っても相手の記憶に残らなければ意味がありません。そのために知っておくべきセオリーが「マジックナンバー7」です。

本記事では、記憶に残る提案書作成のために知っておくべき脳記憶の仕組み「マジックナンバー7」について解説します。

※ 本記事は、過去の筆者作成記事を再編集したものです。

提案書作成で意識すべきは短期記憶

ビジネスでは、いくらきれいな提案書を作り、面白いプレゼンテーションをしても相手のの記憶に残らなければ意味がありません。そのため、相手の記憶に残る提案書の作り方の前提知識として、脳記憶の仕組みを知っておくのは有用です。

記憶には「短期記憶」と「長期記憶」の2つがあります。そして、両者は、脳科学的に異なる仕組みで記憶されます。プレゼン成功には短い時間の中で、聴き手に内容を記憶、理解してもらうことが必要です。

提案書作成には、人間の脳の短期記憶の特性を知っておきましょう。

短期記憶と長期記憶

短期記憶とは30秒から数分程度までの短い時間の記憶のことです。あなたが携帯に登録されていない相手に電話をするとき、電話番号を覚えているのはせいぜい1分程度でしょう。10桁程度で大した情報量はありません。しかし、人間は意味のないランダムな数字を覚えておくのは苦手です。

一方、長期記憶とは、数分以上にわたって思い出すことができる記憶です。あなたは自分の携帯電話番号や自宅の郵便番号は覚えているでしょう。これは、最初は短時間しか覚えられなかったものが、連絡先欄などに何度も記載することで脳にすり込まれ長期記憶に転換したものです。

人間の短期記憶で重要なセオリーが「マジックナンバー7」です。

マジックナンバー7とは

マジックナンバー7とは、人間が短期記憶で覚えられる数は7個までという理論です。アメリカの心理学者ジョージ・ミラーの研究論文が元で、心理学、脳科学のな実験結果から導かれています。

よくマジックナンバー7と言われますが、元論文の題名は「マジックナンバー7±2」です。多くの被験者で実験した結果、脳が短期的に記憶できるのは「5~9個」ということがわかりました。

記憶できる上限が5~9個というのは、年齢、知能の高さなどによらない普遍的な数字です。また、いくら訓練をしても短期記憶の容量を増やすことができないこともポイントです。

短期記憶の上限である、マジックナンバー7±2を知っておけば、それに合わせた提案書作成ができます。

マジックナンバー7を意識した提案書作成

マジックナンバー7というセオリーを踏まえると提案書で相手に伝える項目はせいぜい5個までにすべきです。

プレゼンの聴き手は短期記憶を使って提案内容を理解します。人間が一度に覚えられる個数はマジックナンバー7±2ですから5~9個。少ない方を指標とし「人間が覚えられるのは最高5個まで」と考え提案書作成を行うべきです。

たとえば、「本日のご提案は●●です。こちらをオススメする理由は次の9個です」といったら、先を見る前に提案書作成が失敗であることがわかります。「マジックナンバー7±2」セオリーにより、人間は9個ものポイントを同時に処理できないからです。

9個は短期記憶で処理できない。当然、提案書の内容が相手の長期記憶に残ることもないでしょう。

マジックナンバー3とは

マジックナンバー3は、ロジカルシンキングよく使われる言葉です。例えば、「こうした方がいいと思います。理由は以下の3つです。」という言い方で使われます。

マジックナンバー3は、ロジカルシンキングで使われるセオリーの一つです。ロジカルシンカーの中では有名な経験則です。 たとえば「結論は●●です。理由は次の3つです。一つ目は……」という形で使われます。

「3つ」は頭に残りやすい数字です。加えて納得感が得やすいこともポイントです。聴き手は根拠が3つあるとモレがあると感じにくく説得力が高まります。一方、理由が1つしかないと、聴き手は根拠にモレがあると感じ納得度が下がります。

「マジックナンバー7」「マジックナンバー3」の関係はどう考えるべきでしょうか。

先ほど説明した通り「マジックナンバー7±2」で一度に覚えられる項目は5個までと考えるべきです。ここで、認識すべきは5個とは「短期記憶の最大値」であること。プレゼンの聴き手は、こちらの提案書を理解し、意思決定を行うために様々なことを考えます。よって提案項目に使える短期記憶のキャパシティは5個よりも減るはずです。

マジックナンバー3とは、聴き手の納得度と記憶のキャパシティのバランスを踏まえ、先人がトライアンドエラーを繰り返したどり着いた伝えるべき項目数のセオリーです。

3つ以上伝えたいときは構造化する

伝えるべきことを3つにすることは、ロジカルシンキング、プレゼンテーションのセオリーです。では、もっと多くのことを聴き手に伝えたい場合はどのようにすべきでしょうか。このとき必要なのが構造化です。

たとえば、伝えたいことが9つあるときは3つずつに分けます。大きく分けられた3つの項目を説明し、相手が理解したところで、下位の項目を説明します。つまり、構造化することで、一度に説明する項目数を常に3つに抑え、段階的に相手に記憶・理解してもらいます。

(9つの項目を伝えたいときの説明イメージ)
●●をご提案します。おすすめする理由は3つあります。一つ目はA、二つ目はB、三つ目はCです。

理由Aについて説明します。●●を行うことで××の効果が期待できます。具体的にはA-1、A-2、A-3の3つが考えられます。

理由Bについて説明します。●●を行うことで△△の効果が期待できます。具体的にはB-1、B-2、B-3の3つが考えられます。

理由Cについて説明します。●●を行うことで▽▽の効果が期待できます。具体的にはC-1、C-2、C-3の3つが考えられます。